Organizasyon şemaları, işletme yönetiminin en eski araçlarından biridir. Ama aynı zamanda bir işletmenin kendini nasıl gördüğünü de anlatır. Çünkü bir kurumun şemaları kadar, o şemaların nasıl ve nereye yerleştirildiği de çok şey söyler.

Organizasyon şemaları yıllar boyunca yalnızca kurumların değil, yönetim anlayışlarının da değişimini yansıttılar. İlk ve en klasik model; piramitti. En tepede tek bir yönetici, altında katman katman azalan yetkiler ve genişleyen ekipler… Uzun yıllar boyunca iyi yönetimin sembolü buydu. Netti, kesindi, tartışmaya yer bırakmazdı.

Sonra modern yönetim anlayışı bu yapıyı sorgulamaya başladı. "Yönetici en tepede oturan değil, ekibine destek veren kişi olmalıdır" düşüncesiyle ters piramit modelleri ortaya çıktı. Bu kez çalışanlar ve müşteri ile temas eden ekipler üstte, yönetim destek veren pozisyonda altta gösterilmeye başlandı.

Yetmedi. Bir dönem daha demokratik ve yatay yapılar moda oldu. Dairesel organizasyonlar çizildi. Keskin köşeler kaldırıldı, hiyerarşiler yumuşatıldı, herkesin merkeze eşit uzaklıkta olduğu modern yapılar anlatıldı.

Bazıları bu modeli adeta bir güneş sistemi gibi tasarladı. Merkezde bir çekim noktası, etrafında dönen departmanlar, onların çevresinde daha küçük ekipler… Gezegenler ve uydular misali. Ancak burada küçük bir tartışma da hep vardı: Bu sistemde güneş kim olmalıydı?

Teoride cevap basitti. Özellikle hizmet sektöründe merkezin müşteri, yani misafir olması beklenir. Ama pratikte işler her zaman öyle ilerlemez. Bazı işletmelerde o merkezi yer, misafire değil; doğrudan patrona, yönetim kuruluna ayrılır.

Organizasyonlarda güneşe yakın olmak çoğu zaman prestij göstergesi sayılır. Fakat İkarus'un hikâyesini bilenler, bu yakınlığın her zaman güvenli olmadığını da hatırlar.

Organizasyon şemaları yıllar içinde şekil değiştirdi. Ama değişmeyen bir gerçek vardı: Bir işletmenin organizasyon şeması, yalnızca kutuların dizilişi değil; yönetim anlayışının aynasıydı.

Ne var ki bugün birçok işletmede mesele organizasyon şemasının nasıl olması gerektiği değildir. Daha temel bir noktadayız: Ortada çoğu zaman gerçek anlamda bir organizasyon şeması bile yok.

Çünkü bazı işletmeler, bir organizasyon şeması ilan edildiği anda soruların başlamasından endişe eder. Kim kime bağlıdır? Kim hangi kararı alma yetkisine sahiptir? Kim neden daha yüksek maaş alır? Kim neden müdürdür, kim neden değildir? Aynı işi yapan iki kişi neden farklı unvan taşır? Ve bu soruların cevapları her zaman verilmek istenmez.

Bu nedenle birçok işletme, özellikle de bazı oteller, organizasyon şemasını mümkün olduğunca muğlak bırakmayı tercih eder. Görev tanımlarının netleşmesi, yetki alanlarının belirlenmesi ve maaş politikalarının sorgulanması yerine; belirsizlik daha güvenli bulunur.

Bazıları ise organizasyon şemasından tamamen kaçmak yerine onu daha "zararsız" hale getirir. Departmanları otelin baş harflerinin içine yerleştirir, renkli grafiklerle süsler, dekoratif panolara dönüştürür. İlk bakışta modern, yaratıcı ve sempatik görünür. Ama dikkatli bakıldığında ortada gerçek bir organizasyon değil, sadece şık hazırlanmış bir duvar süsü vardır. Çünkü bazı organizasyon şemaları yönetmek için değil, sadece duvara yakışmak için hazırlanır.

Son yıllarda ise başka bir eğilim daha ortaya çıktı. Patronlar artık yalnızca işletmenin sahibi olmakla yetinmiyor; organizasyon şemasında da yer almak istiyor. Tabii ki en üstte. "Buraya ne yazalım?" diye sorduğunuzda, "En Genel Müdür yazın" diye espri yapan bile oldu. Ama birkaç dakika sonra o esprinin aslında pek de şaka olmadığı anlaşıldı. "Yönetim Kurulu Başkanı yazalım" diyorsunuz. "Yok, Genel Müdür yazalım." deniyor. "Ama o durumda işletme müdürü pozisyonu ne olacak?" "Siz işletme müdürüsünüz…" Çünkü bazı yapılarda organizasyon şeması, iş akışını göstermekten çok kimin kimden büyük olduğunu ilan etme aracına dönüşüyor.

Özellikle resort otellerde bu şemaların bir başka işlevi daha vardır. Bazen çalışanlardan çok misafir için hazırlanırlar. Çünkü resort yapıda misafir yöneticileri gün içinde sıkça görür. Restoranda, havuz başında, lobby'de, koridorda… Ve ister istemez merak eder: "Kim kimdir?"

Gerçi çoğu zaman bu merakın sebebi saf bilgi edinme arzusu değildir. Çünkü birçok misafir için organizasyon şeması bir bilgilendirme panosundan çok, potansiyel bir avantaj haritasıdır. Mantık basittir: "En üsttekini tanıyalım… Belki ayrıcalıklı bir servis elde ederiz." Bu yüzden çoğu zaman merak edilen teknik müdür değil, muhasebe müdürü değil, insan kaynakları yöneticisi değil… Otel sahibidir.

Ancak burada başka bir sorun daha vardır. Misafirin günlük operasyon sırasında gördüğü kişiler ile panoda gördüğü kişiler çoğu zaman birbirine hiç benzemez. Çünkü resort hayatında yöneticiler çoğu zaman takım elbise ile değil; yazlık gömleklerle, polo yaka tişörtlerle, hatta bazen bermuda ile dolaşır. Ama organizasyon panosuna gelindiğinde aynı kişiler bir anda stüdyo çekiminden çıkmış gibi görünür: Ceketli, kravatlı, resmi ve mesafeli…

Hal böyle olunca misafir için "kim kimdir?" sorusunun cevabı daha da karmaşık hale gelir. Çünkü panodaki kişi ile karşısındaki kişi aynı insan gibi görünmez. Belki de bu yüzden en doğru yaklaşım, en profesyonel poz değil; en doğal olandır. Gerçekçi, samimi, gülümseyen ve günlük hayata yakın fotoğraflar çoğu zaman çok daha işlevseldir.

Bir noktadan sonra ise bazı işletmelerde kurumsallık ve ciddiyet beklentimi o kadar yitirmiştim ki, organizasyon şeması konusunda bambaşka bir yöntem denedim. Departman müdürlerinden çocukluk fotoğraflarını istedim. Ve klasik şema yerine bunları mini club panosuna astım. Her birinin altına küçük notlar ekledim: "Şimdi Teknik Müdür." "Şimdi Mutfak Şefi." "Şimdi Ön Büro Müdürü." Beklediğimden çok daha fazla ilgi gördü.

Belki de ilk kez insanlar bir organizasyon panosuna gerçekten bakıyordu. Belki de sorun buydu. Bazı işletmelerde klasik organizasyon şemaları o kadar işlevsiz hale gelmişti ki, insanların ilgisini çekebilmesi için önce insani hale gelmesi gerekiyordu.

Çünkü sonuçta organizasyon şemaları kutular ve çizgilerden ibaret değildir. Onlar bir kurumun kendini nasıl gördüğünü, nasıl yönetildiğini ve ne kadar şeffaf olmayı göze aldığını gösterir. Ve bazen bir işletmenin gerçek organizasyon yapısını anlamak için duvardaki şemaya değil, o şemanın neden duvarda olmadığına bakmak gerekir.