Bir gün yöneticilere şöyle bir soru sormuştum: “Hayatınızdaki en önemli şey nedir?”
Kimi “çocuklarım” dedi, kimi “eşim, ailem”, kimi “sağlığım”, kimi ise “hobilerim, huzurum”...
Hepsi birbirinden değerli cevaplar verdi.
Sonra şunu söyledim:
“Tüm bunları koruyabilmeniz için önce düzenli, istikrarlı ve sağlıklı bir iş hayatınız olması gerekir. Çünkü insan; ailesine, sağlığına, hobilerine ve sevdiklerine, ancak işi yolunda giderken gerçek anlamda zaman ve imkân ayırabilir. İş hayatının sağlıklı yürüyebilmesi için de belli zamanlarda bir araya gelip konuşmak, değerlendirmek, sorunları çözmek gerekir. Demek ki, dolaylı olarak hayatımızdaki en önemli şeylerden biri de toplantılarımız oluyor.”
Tabii…
Eğer doğru yapılıyorsa.
Çünkü birçok işletmede toplantılar; çözüm üretmek için değil, yapılmış olmak için yapılır.
Gündem Yoksa Toplantı Sohbete Döner
Verimli bir toplantı, kapıdan girildiği anda başlamaz. Hazırlığı önceden yapılır.
Katılımcılardan toplantı öncesi gündem önerileri alınmalı, konuşulacak başlıklar önceden belirlenmeli ve herkes ne için orada olduğunu bilerek masaya oturmalıdır.
Çünkü gündemi olmayan toplantı, rotası olmayan gemi gibidir. Nereye gittiği belli olmaz. Gündem olmayınca konu bir noktadan sonra dağılır.
Bir başlık açılır, başka yere evrilir. Asıl konuşulması gereken meseleler arada kaynar gider.
Ve toplantı, iş üretmek yerine sohbet üretmeye başlar.
Ancak bazen sorun yalnızca gündemsizlik de değildir.
Bazı toplantılarda gündem vardır… ama cesaret yoktur. Herkesin aynı şeyi düşündüğü konular vardır ama kimse ilk söyleyen olmak istemez.
Masadaki herkes problemin farkındadır. Herkes neyin yanlış gittiğini bilir.
Ama o ilk cümleyi kurmanın yaratacağı rahatsızlığı kimse üstlenmek istemez.
Bu yüzden çoğu zaman asıl konuşulması gereken konular hiç konuşulmaz.
Personel problemi konuşulmaz. Departman çatışmaları konuşulmaz. Yönetim hataları konuşulmaz.
Ama nedense… Peçete maliyeti, minibar kapağı, havuz saati gibi tali konular saatlerce tartışılır.
Çünkü bazı masalarda gerçek sorunları konuşmak yerine, güvenli detaylarda oyalanmak daha kolaydır.
Süre Yoksa Toplantı Yayılır
Bazı toplantıların resmi başlangıç saati vardır ama bitiş saati yok gibidir. Otuz dakikada çözülebilecek meseleler saatlere yayılır.
Konular uzar, detaylarda boğulunur, dikkat kaybolur.
Toplantılar zamanla bambaşka bir kimliğe bürünür. Konu dağılır. Anılar anlatılır. Eski sezonlar yad edilir.
Herkes birbirine laf yetiştirir.
Bir noktadan sonra toplantı, karar platformundan çok sosyal buluşmaya dönüşür.
Samimiyet elbette kıymetlidir.
Ancak toplantı odası ile kahve molasının birbirine karıştığı yerde verim kaybolur. Oysa iyi toplantı yalnızca bilgi paylaşmaz; zamanı da yönetir.
Her toplantının bir süre hedefi olmalı, her başlığa ayrılacak zaman önceden belirlenmelidir.
Çünkü bazı toplantılar çözüm üretmeden değil, enerji tüketerek biter.
Deadline Yoksa Karar Tavsiyeye Dönüşür
Belki de en büyük hata budur. Toplantıda herkes fikir belirtir. “Bunu yapalım.” “Şuna bakalım.” “Burayı geliştirelim.”
Ama kim yapacak? Ne zaman yapacak? Ne zaman raporlanacak? Belli değildir.
Takvimsiz karar, alınmamış karar gibidir.
Geçen hafta konuşulan konu, bir sonraki hafta yeniden açılır. Çünkü konuşulmuş ama kapanmamıştır.
Toplantı biter. Herkes çıkar. Hiçbir şey değişmez. Bir sonraki hafta aynı konu yeniden masaya yatırılır.
Bazı işletmelerde toplantılar ilerlemez; yalnızca kendi etrafında döner.
Yanlış Katılımcı, Doğru Toplantıyı da Bozar
Bir departmanın kendi iç operasyon problemi, diğer tüm departmanların zamanını almamalıdır.
Muhasebenin teknik detayı operasyonu ilgilendirmez. Teknik servisin iç planlaması satış ekibine fayda sağlamaz.
Mutfağın kendi iç prosedürü ön büro için gereksiz detay olabilir.
Bir yöneticinin zamanına saygı duymak; onu ilgilendirmeyen konularla meşgul etmemekten geçer.
Kalabalık toplantı, verimli toplantı demek değildir.
Ancak zaman zaman departmanların ikinci adamları da bu toplantılara dahil edilmelidir.
Bu, kalabalık yaratmak için değil; yetiştirme amacıyla yapılmalıdır. Toplantılar yalnızca karar üretmez. Yönetici de üretir.
Bir gün o masada kalıcı olarak oturacak kişinin, önce o masanın nasıl işlediğini görmesi gerekir.
Not Alınmayan Toplantı Uçar Gider
Toplantı boyunca alınan kararlar mutlaka kayıt altına alınmalıdır.
Bu görev yönetim sekreteri ya da bu konuda yetenekli bir ekip üyesi tarafından yürütülebilir.
Alınan notlar, deadline’lar ve sorumlular eklenerek ilgili departmanlara iletilmelidir.
Ancak bu durum yöneticilerin bireysel not almasına engel değildir.
Açık konuşmak gerekirse; not almayan kişi, toplantıya değil sohbete gelmiş görüntüsü verir.
Atmosfer de Verimi Etkiler
Toplantılar her zaman aynı kapalı salonlarda yapılmak zorunda değildir.
Zaman zaman otelin farklı bölümlerinde, uygun alanlarda yapılmaları monotonluğu kırabilir.
Daha dikkat toplayıcı ve motive edici olabilir.
Ancak burada profesyonellik unutulmamalıdır.
Konuşulanların personel veya misafirler tarafından duyulmaması gerekir.
Atmosfer rahat olabilir ama disiplin asla gevşememelidir.
Fiziksel detaylar dahi önemlidir. Parlak ışık altında, beyaz masa örtüsü üzerinde yine beyaz evraklarla yapılan uzun toplantılar bir süre sonra dikkat dağınıklığı yaratabilir.
Daha dengeli ışıklandırılmış ve gözü yormayan ortamlar çoğu zaman daha verimlidir.
Toplantı yalnızca konuşma işi değil; dikkat yönetimi işidir.
Bir işletmede toplantılar ne kadar planlı, disiplinli, verimli ve sonuç odaklıysa o işletme de o kadar sağlıklıdır.
Kararlar havada kalıyorsa, aynı sorunlar sürekli yeniden konuşuluyorsa, gerçek meseleler masaya yatırılmıyorsa…
Sorun toplantıda değil, yönetimdedir.
Bir işletmenin toplantısını dinlediğinizde; aslında o işletmenin disiplinini, organizasyonunu, iletişim biçimini, vizyonunu ve hatta çözemedikleri sorunları da dinlersiniz.
Bu yüzden artık rahatlıkla söyleyebiliriz:
Bana toplantını anlat, sana işletmeni anlatayım.
